Tienes claro que tu empresa tiene crédito FUNDAE y quieres usarlo para formar a tu equipo. La siguiente pregunta es inevitable: ¿y cómo se hace exactamente? El proceso de bonificar una formación tiene una secuencia concreta que, si se respeta, es sencillo; y que, si se salta algún paso, puede hacer que pierdas la bonificación de esas horas. Esta guía te lleva por el proceso completo paso a paso, para que sepas qué ocurre en cada fase y qué hay que vigilar. (Si primero quieres saber cuánto crédito tienes, revisa cómo calcular el crédito FUNDAE.)
Antes de empezar: los requisitos básicos
Para que una formación sea bonificable, se tienen que cumplir unas condiciones de partida:
- La empresa debe estar dada de alta en la Seguridad Social, al corriente de pagos y cotizando por Formación Profesional.
- Los participantes deben ser trabajadores por cuenta ajena en alta en el Régimen General. La nacionalidad no importa: un empleado extranjero dado de alta es elegible.
- La acción formativa debe estar relacionada con la actividad de la empresa o el desarrollo profesional del trabajador, y cumplir unos mínimos (duración, contenidos, modalidad).
Con eso claro, empieza la secuencia.
El propio portal de FUNDAE estructura la bonificación de acciones programadas en 8 pasos. Vamos con ellos en orden.
Paso 1 — Calcular el crédito FUNDAE
Antes de nada, conviene saber de cuánto crédito dispone tu empresa para el año. Depende de lo cotizado por formación profesional el ejercicio anterior y del tamaño de la plantilla. Con esa cifra puedes decidir cuánta formación planificar sin quedarte corto ni pasarte del crédito disponible. Tienes el detalle en cómo calcular el crédito FUNDAE.
Paso 2 — Darse de alta en la aplicación de Formación Programada
Los trámites se realizan en la aplicación telemática de FUNDAE, a la que se accede con certificado digital de la empresa (o de persona jurídica). Si es la primera vez, hay que darse de alta en la aplicación de Formación Programada; si ya se ha usado antes, basta con acceder.
Paso 3 — Informar a la Representación Legal de los Trabajadores (RLT)
Si la empresa cuenta con RLT (comité de empresa o delegados), debe informarla de la formación prevista antes de que comience, habitualmente con unos 15 días de antelación. No hacerlo es una de las causas más frecuentes de bonificaciones denegadas. Lo desarrollamos en la RLT en FUNDAE.
Paso 4 — Comunicar el inicio del curso (antes de que empiece)
Este es el paso más importante y el que más gente descuida. Toda acción formativa debe comunicarse a FUNDAE ANTES de que comience, a través de la aplicación, respetando la antelación reglamentaria. La comunicación incluye la denominación, los contenidos, las fechas, la modalidad, los participantes y el proveedor. Si la formación empieza sin haberse comunicado a tiempo, se pierde la posibilidad de bonificar esas horas: no hay forma de arreglarlo después.
Paso 5 — Realizar la formación
La formación se imparte en las fechas comunicadas y en la modalidad indicada (teleformación, presencial o mixta), con un proveedor o de forma interna. Durante la impartición hay una obligación clave: registrar y justificar la asistencia y la participación (firmas, registros de conexión en la plataforma, seguimiento…). Esa documentación es la prueba de que la formación se realizó, y es lo que la Administración puede revisar.
Paso 6 — Comunicar la finalización del curso
Una vez impartida, hay que comunicar la finalización de la acción formativa a través de la aplicación. Además, los participantes deben recibir un certificado o diploma que acredite la formación (con contenidos y horas) en un plazo máximo de dos meses desde el fin del curso.
Paso 7 — Aplicar la bonificación en los seguros sociales
Con la formación finalizada y comunicada, la empresa aplica la bonificación: descuenta el importe en el boletín de cotización a la Seguridad Social —los "seguros sociales"— del mes que corresponda. Ese descuento es la forma en que la empresa recupera el dinero: en lugar de recibir una transferencia, paga menos en su cotización. Suele hacerlo la gestoría o quien gestiona las nóminas, con los datos del proveedor, siempre dentro del ejercicio y del crédito disponible.
Paso 8 — Conservar la documentación justificativa
Por último, hay que guardar toda la documentación de la acción: comunicaciones, registros de asistencia, materiales, certificados de los participantes y justificación económica. FUNDAE puede hacer revisiones o inspecciones (incluso años después), y esta documentación es la que respalda que la bonificación era correcta. Si en una revisión falta la justificación, la Administración puede exigir la devolución del importe bonificado.
El resumen visual del proceso
- Calcular el crédito disponible.
- Darse de alta en la aplicación (certificado digital).
- Informar a la RLT de la formación prevista.
- Comunicar el inicio del curso, antes de que empiece.
- Realizar la formación registrando la asistencia.
- Comunicar la finalización y entregar los certificados.
- Aplicar la bonificación en los seguros sociales.
- Conservar la documentación justificativa.
Parece burocrático, y lo es. Pero hay una buena noticia: no tiene por qué gestionarlo tu empresa.
La forma fácil: que lo gestione el proveedor
En la práctica, la mayoría de empresas no realizan estos trámites internamente, sino que eligen un proveedor de formación que gestiona FUNDAE de principio a fin. Ese proveedor se encarga de la comunicación telemática, del registro de asistencia, de preparar los datos para aplicar la bonificación y de generar la documentación justificativa. La empresa solo tiene que decidir a quién formar y firmar lo necesario.
Es la diferencia entre convertir FUNDAE en un quebradero de cabeza o en lo que debe ser: una vía sencilla para formar a tu equipo prácticamente sin coste. Si dudas entre gestionarlo tú o delegarlo, lo analizamos en el artículo sobre gestionar FUNDAE solo o con un proveedor.
En tuSpeaking, por ejemplo, gestionamos toda la documentación FUNDAE de los programas de idiomas —ya sea alemán para empresas, francés o cualquier otro— para que la formación salga bonificada sin que tu empresa tenga que ocuparse del papeleo.
Errores que hacen perder la bonificación
Para cerrar, los tres fallos que más veces cuestan la subvención, y que conviene tener presentes en todo el proceso: comunicar tarde (o no comunicar), no registrar bien la asistencia, y elegir un proveedor que no gestione FUNDAE correctamente. Los desarrollamos en detalle en el artículo sobre requisitos y errores frecuentes de FUNDAE.
En resumen
Bonificar un curso con FUNDAE es seguir ocho pasos en orden: calcular el crédito, darse de alta en la aplicación, informar a la RLT, comunicar el inicio, impartir registrando asistencia, comunicar la finalización, aplicar la bonificación en la cotización y conservar la justificación. Bien hecho, es sencillo y sin coste real. Y delegado en un buen proveedor, tu empresa solo tiene que ocuparse de lo importante: formar a su gente.
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